Bienvenue sur ClicPratic

Votre tableau de bord

Après connexion, vous arrivez sur votre tableau de bord. C'est votre page d'accueil, voici ce que vous y trouverez de haut en bas :

• Message de bienvenue — avec votre prénom et une citation inspirante
• Statistiques du jour — nombre de RDV, nouveaux patients et RDV validés (mise à jour automatique)
• Prochains rendez-vous — la liste de vos RDV à venir, avec le nom du patient et l'heure
• Anniversaires — les patients qui fêtent leur anniversaire bientôt
• Pense-bête — une liste de tâches personnelle pour ne rien oublier
• Bandeau statistiques — résumé global de votre activité (patients, RDV, factures)
• Bouton Agenda — accès rapide à votre agenda en un clic
• Mes outils — une grille avec tous vos outils actifs (Agenda, Patients, Facturation, SMS...). Cliquez dessus pour ouvrir la liste complète
• Parrainage — invitez un confrère et gagnez tous les deux un mois offert
• Mon Compte — vos informations personnelles et votre abonnement

Naviguer dans vos outils

Depuis n'importe quelle page, vous trouverez en haut de l'écran deux boutons permanents : Agenda pour accéder directement à votre agenda, et Outils pour dérouler la liste de tous vos outils : Patients, Facturation, SMS, etc. Les outils affichés dépendent de votre plan.
Vous retrouverez aussi ces accès sur votre tableau de bord dans le bloc Mes outils :

Mon Compte ClicPratic

En bas de votre tableau de bord, le bloc Mon Compte ClicPratic affiche votre abonnement, vos SMS et votre date de renouvellement. Vous y trouverez un raccourci Paramètres du compte qui vous amène directement à la configuration de votre cabinet (adresse, SIRET, prestations, tarifs).

Modifier votre mot de passe

Dans le bloc Mon Compte, cliquez sur Modifier le mot de passe pour définir un mot de passe personnel. ClicPratic est hébergé sur un serveur certifié HDS (Hébergement de Données de Santé). La politique de sécurité impose un mot de passe d'au moins 12 caractères, contenant au minimum :

• 1 lettre majuscule
• 1 lettre minuscule
• 1 chiffre
• 1 caractère spécial (ex: ! @ # $ %)

Modifier votre email (optionnel)

Si vous souhaitez changer votre adresse email de connexion, cliquez sur Modifier l'email dans le bloc Mon Compte. Renseignez votre nouvelle adresse et confirmez avec votre mot de passe actuel. Un lien de confirmation est envoyé à votre nouvelle adresse (valable 1 heure). Votre email ne sera mis à jour qu'après avoir cliqué sur ce lien. Par sécurité, une notification est aussi envoyée à votre ancienne adresse.

Vérifier votre plan

Votre abonnement actuel et sa date d'échéance sont affichés en bas de la page Mon Compte. Pendant votre essai gratuit de 30 jours, vous avez accès à toutes les fonctionnalités de votre plan.

Prestations

Créez vos types de consultations avec leurs tarifs. Cliquez sur + Ajouter, renseignez le nom (ex: Consultation, Suivi, Bilan), le prix, l'unité (séance, heure, forfait) et cochez Par défaut pour la prestation qui sera pré-sélectionnée automatiquement dans l'agenda.

Informations entreprise

Renseignez les informations qui apparaîtront sur vos factures et notes d'honoraires : nom / raison sociale, SIRET, code APE, adresse complète (adresse, code postal, ville), téléphone et email professionnel.

Numéros professionnels

Ajoutez vos identifiants de professionnel de santé : numéro ADELI, numéro RPPS et/ou numéro d'Ordre. Ces numéros sont obligatoires sur les notes d'honoraires.

TVA

Par défaut, la TVA est désactivée (exonération article 261-4-1 du CGI pour les professions de santé). Si vous êtes assujetti à la TVA, cochez la case et choisissez votre taux par défaut (20%, 10%, 5.5% ou 2.1%).

Préfixes de numérotation

Personnalisez les préfixes de vos documents : FACT pour les factures, HON pour les honoraires, DEV pour les devis et AV pour les avoirs. ClicPratic incrémente automatiquement les numéros.

Mentions légales et signature

Définissez vos conditions de paiement (ex: paiement à réception), le délai de paiement et les mentions légales en bas de vos documents. Vous pouvez aussi uploader une image de votre signature (PNG ou JPG, fond transparent recommandé).

Configurer vos horaires

Définissez vos horaires pour chaque jour de la semaine : activez/désactivez les jours travaillés, réglez l'heure de début et de fin. Vous pouvez aussi activer une pause déjeuner avec ses horaires. Utilisez le bouton Copier pour appliquer les horaires d'un jour aux autres. Les heures non travaillées seront grisées automatiquement sur l'agenda.

📅 Nouveau RDV

Ouvre le formulaire de création de rendez-vous. Renseignez : le patient (recherche par nom ou création rapide), la date et l'heure, la durée (modifiable par pas de 5 min), la prestation (auto-remplie depuis vos paramètres de facturation), le tarif, le mode de paiement (CB, chèque, espèces), le motif et des notes internes.

⏸️ Ajouter une pause

Crée une pause ponctuelle (unique, pour ce jour-là seulement). Donnez-lui un libellé (ex: « Administratif ») et choisissez les horaires. Elle apparaît en turquoise foncé sur l'agenda.

✏️ Pauses récurrentes / Vacances

Ouvre un panneau avec 3 onglets pour gérer vos paramètres récurrents :

• Pauses — pauses qui reviennent chaque semaine (déjeuner, créneau admin). Choisissez jours, horaires et libellé. Couleur turquoise
• Vacances — périodes de congés (date début / date fin). Les créneaux sont bloqués. Couleur orange
• Urgences — créneaux réservés pour les urgences de dernière minute. Couleur rouge

Les vues de l'agenda

Basculez entre 3 vues avec les boutons en haut : Jour, Semaine (vue par défaut sur ordinateur) et Mois. Le bouton Aujourd'hui revient au jour en cours. Sur mobile, la vue Jour est affichée par défaut.

Clic sur un RDV existant

Cliquez sur un rendez-vous dans l'agenda pour ouvrir sa fiche détaillée. Vous y trouverez :

• Les informations du patient, la date, l'heure, le type de consultation et la durée
• Les notes internes et l'historique des rendez-vous précédents

En bas de la fiche, plusieurs boutons d'action :

• Valider RDV — le patient est venu, la consultation est terminée
• Annuler RDV — le patient ne viendra pas ou est absent
• Modifier — éditer les détails du rendez-vous
• Fiche patient — accéder au dossier complet du patient et à la consultation
• Note d'honoraires — créer ou consulter la note liée à ce RDV

Déplacer ou modifier un RDV

Vous pouvez glisser-déposer un RDV vers un autre créneau pour le déplacer, ou étirer le bord bas d'un RDV pour modifier sa durée. Cliquez sur un RDV puis sur Modifier pour éditer les détails.

D'abord : importez depuis votre logiciel de gestion recommandé

C'est la première chose à faire en arrivant sur ClicPratic. Depuis votre ancien logiciel (MCL, Milou, Osteowin...), exportez vos données au format ZIP ou CSV. L'assistant détecte automatiquement le format et récupère :

• Vos patients avec toutes leurs informations (adresse, téléphone, numéro de sécu, antécédents...)
• Vos consultations détaillées (motif, examen, traitement)
• Vos factures archivées automatiquement

Lancer l'import de mes données

Ensuite : complétez avec Doctolib complément RDV

Ajoutez votre historique de rendez-vous depuis Doctolib. Exportez votre CSV depuis Doctolib Pro : Roue dentée → Paramètres avancés → Données → Export → type « Historique de RDV », format « Export complet » en CSV. L'assistant récupère :

• Vos rendez-vous passés et leur historique complet
• Les notes d'honoraires créées automatiquement (tarifs configurables par statut : vu, absent, annulé)
• Vos statistiques mises à jour immédiatement

Les patients déjà importés depuis votre logiciel sont automatiquement reconnus et rattachés à leurs RDV (dédoublonnage automatique).

Importer mes RDV Doctolib

Saisie manuelle

Vous pouvez aussi créer vos patients un par un :

• Depuis le Fichier Patients → bouton + Nouveau
• Directement depuis l'Agenda lors de la création d'un RDV → + Nouveau patient

Liste et recherche

La liste de gauche affiche tous vos patients avec leur nom, âge, ville et nombre de visites. Utilisez la barre de recherche pour trouver un patient par nom. Filtrez par période : Tous, Vus ce mois, Cette semaine ou Aujourd'hui.

Fiche patient — onglet Infos

Cliquez sur un patient pour ouvrir sa fiche. En haut, des boutons rapides pour appeler, envoyer un SMS, un email, accéder aux honoraires ou planifier un RDV. L'onglet Infos est organisé en plusieurs blocs :

• Particularités — en haut de la fiche, les tags du patient s'affichent sous forme de badges cliquables (VIP, Sportif, Enceinte...). Un badge Nouveau apparaît pour les patients jamais vus. Cliquez pour ajouter ou retirer des tags
• Informations personnelles — profession, latéralité (Droitier / Gaucher / Ambidextre), enfants (avec mode d'accouchement : voie basse ou césarienne), commentaire libre
• Identité — civilité (M., Mme, Mlle, Dr, Enfant), nom, prénom, date de naissance, source (Doctolib, Google, Bouche à oreille, Site web, Manuel, Autre)
• Contact — téléphone principal, téléphone 2 (optionnel), email, adresse complète
• Médical — médecin traitant, mutuelle, numéro de sécurité sociale

Fiche patient — onglet Santé

L'onglet Santé regroupe toutes les informations médicales du patient, dans cet ordre :

• Antécédents médicaux et chirurgicaux
• Traitements en cours
• Allergies — un bandeau d'alerte rouge apparaît en haut si le champ est renseigné
• Contre-indications — bandeau d'alerte orange, avec la mention « À ne pas faire... »
• Notes — remarques libres

En dessous, des sections conditionnelles apparaissent selon les tags du patient (accordions dépliables) : Sportif, Enceinte, Senior, Enfant, Chronique, Gym Douce et Sportif+.

Créer une consultation

Cliquez sur + Nouvelle consultation pour ouvrir le formulaire. Renseignez :

• Date et heure — pré-remplies avec la date du jour
• Motif — la raison de la consultation
• Examen clinique — vos observations et tests réalisés
• Traitement — les techniques appliquées et recommandations
• Notes — remarques complémentaires

Historique et filtrage

Toutes les consultations sont affichées par ordre chronologique. Filtrez par période : Toutes, Ce mois, 3 mois, 6 mois ou 1 an. Cliquez sur une consultation pour la relire ou la modifier.

Créer une facture depuis la consultation

En bas du formulaire de consultation, le bouton Créer une facture recherche automatiquement le rendez-vous lié au patient à cette date. Choisissez le mode de paiement (CB, chèque, espèces) et la note d'honoraires est générée en un clic.

Annoter le corps du patient

Le schéma affiche un squelette en 4 vues : face, dos, côté gauche et côté droit. Cliquez sur une zone pour y ajouter une annotation (douleur, lésion, zone traitée...). Les annotations sont sauvegardées dans le dossier du patient. Un bouton permet d'ouvrir le schéma en plein écran ou dans une nouvelle fenêtre pour plus de confort.